Quando si riceve un avviso di giacenza o di disponibilità del pacco presso un punto GLS, può accadere di non poterci recare personalmente per ritirarlo entro i termini stabiliti. La delega del ritiro costituisce una soluzione semplice e rapida per consentire a una persona di fiducia di occuparsi al posto nostro di prendere in consegna il pacco. In questo contesto, la delega non è un servizio automatico di GLS, ma un accordo che il mittente o il destinatario del pacco mette in atto fornendo una serie di informazioni e documenti necessari a identificare in modo certo il delegato. L’operazione è utile soprattutto per chi lavora negli orari in cui il punto GLS è aperto o per situazioni in cui s’impongono imprevisti. Prima di procedere, è importante conoscere quali dati devono comparire nella lettera di delega, come vai a presentarla – di persona o online – e quali documenti identificativi saranno controllati dal corriere o dal gestore del punto di ritiro.
Indice
- 1 Quando è possibile delegare il ritiro del pacco GLS
- 2 Contenuto e modalità di redazione della lettera di delega
- 3 Invio della delega al punto di ritiro o presentazione al corriere
- 4 Documenti richiesti al momento del ritiro
- 5 Tempi e scadenze per ritirare il pacco delegato
- 6 Casi particolari: ritiri a domicilio e modifiche alla consegna
- 7 Costi e responsabilità del delegato
- 8 Conclusioni
Quando è possibile delegare il ritiro del pacco GLS
La delega diventa indispensabile soprattutto se, al momento del tentativo di consegna a domicilio, il destinatario non è presente e il pacco viene trasferito al punto di ritiro più vicino. In questi casi, l’avviso lasciato dal corriere riporta l’indirizzo e gli orari di apertura del centro. Se non si intende passare personalmente per ritirarlo entro le 7 o 10 giornate di giacenza previste dal servizio, si può chiedere a un familiare, a un collega o a un amico di effettuare il ritiro al nostro posto. Anche nel caso di un’alternativa programmata – per esempio, al rientro da una breve vacanza – delegare il ritiro permette di evitare il ritorno del pacco al mittente per giacenza scaduta, risparmiando tempo ed eventuali costi aggiuntivi. Ogni centro GLS, infatti, richiede una verifica documentale al momento della consegna: il delegato dovrà esibire la delega firmata dal destinatario insieme a una fotocopia del documento di chi stiamo sostituendo. Senza questo accertamento, il personale del punto ritiro non potrà consegnare il pacco.
Contenuto e modalità di redazione della lettera di delega
Per essere valida, la lettera di delega deve contenere alcuni elementi obbligatori. È necessario indicare data e luogo di redazione, nome e cognome del delegante – ossia chi effettivamente dovrebbe ritirare il pacco – e la propria firma autografa. A ciò si affiancano i dati anagrafici del delegato, comprensivi di nome, cognome, data di nascita e indirizzo di residenza, insieme alla dichiarazione esplicita di autorizzare il delegato a ritirare il pacco identificato con numero di spedizione e data di giacenza. Il testo va redatto in modo chiaro, senza abbreviazioni non formali né formule generiche: servono riferimenti precisi alla identificazione del pacco (numero di tracking) e alla sede del punto di ritiro GLS. Senza questi accorgimenti, il personale potrebbe non riconoscere la validità della delega stessa. Spesso è opportuno allegare una fotocopia del documento del delegante (carta d’identità, patente o passaporto), sulla quale verrà apposta la dicitura “Copia conforme all’originale” seguita dalla firma. Per rendere la procedura ancora più veloce, si consiglia di preparare la delega su carta intestata, se disponibile, soprattutto nel caso di aziende o studi professionali: in tal modo si dà maggiore valore legale al documento.
Invio della delega al punto di ritiro o presentazione al corriere
Una volta compilata e firmata la lettera di delega, occorre valutare la modalità di consegna: se si è già a conoscenza che il pacco è arrivato al punto di ritiro e lo si conosce di persona, si può semplicemente consegnare la delega cartacea direttamente al personale del centro insieme al documento del delegato. Se invece si desidera organizzare la delega prima di sapere esattamente dove si trova il pacco, è possibile contattare il numero verde GLS o accedere all’Area Clienti sul sito ufficiale, cercando l’indirizzo del punto di ritiro indicato dall’avviso. In alcuni casi, inviare la delega via email all’indirizzo di contatto del centro può accelerare la procedura, pur restando necessario presentare l’originale firmato e la fotocopia del documento al momento del ritiro. In alternativa, se il corriere è ancora in fase di consegna a domicilio, si può comunicare via telefono che si intende delegare il ritiro e concordare con il corriere stesso di lasciar la delega in cabina o in ufficio locale, in modo che il delegato, recandosi dopo, possa ritirare il pacco direttamente in consegna al corriere presso la sede di zona. Ogni passaggio deve prevedere una conferma esplicita, per evitare fraintendimenti e garantire che il pacco non torni al mittente per mancata consegna.
Documenti richiesti al momento del ritiro
Il delegato, recandosi presso il punto GLS indicato, dovrà esibire la delega, la fotocopia del documento del delegante e il proprio documento di identità in corso di validità. Spesso il personale del centro di giacenza richiede anche un numero di telefono di riferimento sia del delegante sia del delegato, in modo da contattare velocemente le parti in caso di dubbi. Se il delegato è un minorenne o privo di documento di residenza in Italia, si consiglia di predisporre idonea documentazione integrativa: nel caso di minore, serve il consenso firmato da entrambi i genitori con timbro di firma autenticato, mentre se il delegato non ha residenza italiana ci si può rivolgere al consolato o all’ambasciata per ottenere un permesso temporaneo di ritiro. In ogni caso, senza la presenza fisica dell’originale della delega firmata e della fotocopia del documento del delegante, il pacco non verrà consegnato. È quindi fondamentale ricordarsi di procurare tutte le fotocopie necessarie e di verificare la validità del documento del delegato prima di raggiungere il centro di ritiro, per evitare viaggi a vuoto.
Tempi e scadenze per ritirare il pacco delegato
Generalmente, GLS garantisce una giacenza di sette giorni lavorativi presso il punto di ritiro indicato nell’avviso. Trascorsi tali giorni, il pacco viene rispedito in automatico al mittente e il costo della restituzione viene addebitato al destinatario. Pertanto, chi decide di delegare il ritiro deve comunicare con un certo anticipo al delegato le tempistiche, ricordando che non va atteso l’ultimo giorno, ma che è meglio recarsi al centro almeno un paio di giorni prima della scadenza. Se, durante il periodo di giacenza, emergono difficoltà impreviste—quali malattie o limiti di spostamento—è possibile chiedere una proroga contattando telefonicamente il servizio clienti GLS, spiegando la situazione e indicando il numero di pacco. In tal caso, i venti giorni massimi di giacenza potranno essere prorogati di ulteriori tre giorni lavorativi, ma superata anche questa finestra, non vi sarà più possibilità di recupero senza incorrere in costi di spedizione di ritorno.
Casi particolari: ritiri a domicilio e modifiche alla consegna
Se il destinatario ha già programmato un ritiro a domicilio ma subentra un imprevisto, è possibile richiedere al corriere di ripianificare la consegna a un’altra persona. In tal caso, chiamando il servizio clienti o accedendo all’Area Clienti online, si dovranno fornire i dati del nuovo nominativo, insieme ai recapiti e al codice fiscale. A quel punto il corriere potrà modificare in tempo reale l’anagrafica e consegnare il pacco direttamente al delegato all’indirizzo indicato. Quando invece il pacco è già in transito verso la filiale di giacenza, la procedura è la stessa: inserire i riferimenti anagrafici del delegato e inviare una conferma scritta via email o fax. Se la consegna avviene in un centro commerciale convenzionato o in un pacco point, il delegato deve recarsi presso il punto indicato nella conferma di modifica della consegna, munito di delega, documento di identità del delegante e proprio documento, esattamente come avviene per la giacenza standard. Va tenuto presente che qualsiasi variazione dopo il primo tentativo di consegna a domicilio comporta un ritardo ulteriore di almeno ventiquattr’ore, poiché il pacco dev’essere ridistribuito secondo i nuovi parametri.
Costi e responsabilità del delegato
In linea di massima, la delega del ritiro non comporta costi aggiuntivi per il servizio GLS, a meno che l’operazione non richieda un secondo passaggio del corriere o una spedizione non convenuta. Eventuali spese straordinarie—per esempio, tardiva richiesta di modifica dopo la giacenza scaduta, ricorsiva giacenza o necessità di trasporto straordinario—verranno addebitate a chi richiede il servizio (mittente o destinatario). Quanto alle responsabilità, il delegato, prendendo in carico il pacco, assume responsabilità di custodia fino al momento in cui non riconsegna l’oggetto al destinatario effettivo. Qualora all’interno della confezione mancassero documenti o l’involucro risultasse danneggiato, il delegato deve sottoscrivere il verbale di ritiro insieme al personale del centro, segnalando immediatamente colli rotti o violati. Se invece il delegato non si presenta personalmente ma invia documenti via email o fax, senza ritirare materialmente il pacco, la consegna non potrà aver corso: GLS esige la presenza fisica di chi ritira, quindi senza la verifica visiva dei documenti non dà il pacco.
Conclusioni
Delegare il ritiro di un pacco GLS è una procedura utile per chi non è in grado di ritirare personalmente entro i tempi previsti. La chiave del successo consiste nella preparazione di una delega firmata con firma autografa, corredata da una fotocopia del documento del delegante e dei dati anagrafici completi del delegato. È possibile consegnare la delega presso il punto di ritiro indicato nell’avviso di giacenza o inviarla via email o fax, ma è indispensabile presentarsi di persona con i documenti originali. Rispettare le scadenze di giacenza e comunicare tempestivamente eventuali rinvii o modifiche di consegna previene il rischio di restituzione automatica al mittente e costi aggiuntivi. Seguendo questi passaggi e avendo cura di fornire informazioni precise al personale GLS, si può garantire che il pacco giunga al destinatario finale tramite un delegato in modo rapido, sicuro e senza errori.
